30 September 2016

Mengenal Virtual Office Lebih Dalam


Virtual office jika dipahami secara mudah adalah kantor virtual. Sebuah kantor yang tidak memiliki bentuk fisik, namun punya semua fasilias layaknya kantor nyata pada umumnya. Ini bukanlah permainan video game atau sebuah perumpamaan. Virtual office adalah kenyataan. Memiliki legalitas yang sama dengan kantor nyata pada umumnya. Pada artikel kali ini, bikinkantor.com akan mengulas secara mendalam apa yang disebut dengan virtual office, cara kerja, dan kapan harus digunakan.

APAKAH ITU VIRTUAL OFFICE?




Virtual office secara bahasa adalah kantor virtual. Namun pada kenyataannya, kantor itu benar-benar ada secara fisik. Menyewa virtual office pada dasarnya adalah menyewa perangkat kantor yang dianggap perlu saja. Misalnya alamat kantor, nomor telepon, ruang meeting, atau ruang kerjanya saja.

Secara umum, sebuah perusahaan akan memiliki label seperti ini,

PT Bikin Kantor Indonesia
Menara Rajawali Lantai 12 Sudirman Jakarta Indonesia 13240
Telp. 021 47755847
Website. www.bikinkantor.com

Melihat dari contoh di atas, PT Bikin Kantor Indonesia dapat menyewa layanan virtual office berupa alamat dan nomor telepon saja. Tidak perlu menyewa tempat di sana yang harga per meternya mencapai 30 juta. Standar kantor paling kecil adalah 3 x 3 meter atau 9 meter persegi. Dengan harga 30 juta per meter per tahun, maka dibutuhkan dana sebesar 9 x 30 juta = 270 juta untuk menyewa tempat kecil seperti itu. Padahal jika menggunakan virtual office, biaya yang dikeluarkan hanya sekitar 500 ribu perbulan. Sehingga total biaya selama satu tahun hanya 6 juta saja. Jauh lebih murah jika dibandingkan dengan menyewa tempat di sana.

Tampak dari luar, PT Bikin Kantor Indonesia antara menggunakan virtual office dengan sewa tempat akan sama. Yaitu sama-sama memiliki alamat dan nomor telepon.

Tidak hanya alamat dan nomor telepon, hampir semua perusahaan penyedia layanan virtual office juga melengkapi layanannya dengan item lain seperti : ruang kerja, ruang meeting, longue, dan lainnya sehingga akan sama persis dengan kantor secara nyata. Kita tidak lagi harus membeli perangkat meja ruang meeting, pendingin ruangan, dan sebagainya. Sedangkan kantor nyata, semua item tersebut harus disediakan secara mandiri.



Semua perangkat kantor yang disediakan layanan virtual office pada dasarnya adalah standar internasional. Artinya kita sebagai penyewa benar-benar mendapatkan fasilitas ruang yang sangat mewah dan resepsionis yang profesional.



Berikut adalah beberapa perusahaan penyedia layanan virtual office di indonesia. Untuk lebih lengkapnya silahkan ketik “Virtual Office pada Pencarian Google”




CARA KERJA VIRTUAL OFFICE


Misalnya seperti ini, PT Bikin Kantor Indonesia adalah perusahaan start up yang memiliki modal kecil. Karena belum mampu menyewa sebuah kantor di kawasan elit jakarta seperti daerah Sudirman dan Thamrin, maka PT Bikin Kantor Indonesia menyewa layanan virtual office pada salah satu perusahaan untuk kantornya.

Perusahaan penyedia layanan virtual office hanya memberikan alamat kantor dan nomor telepon kepada PT Bikin Kantor Indonesia. Ketika ada orang atau calon clien menelepon, maka resepsionis di sana mengangkat dan mengatakan “dengan PT Bikin Kantor Indonesia, ada yang bisa kami bantu?”. Kurang lebih seperti itu yang dia katakan.



Pada waktu yang sama, pemilik PT Bikin Kantor Indonesia pada saat itu sedang berada di rumahnya sendiri. Ketika calon klien ingin mengetahui informasi lebih lanjut tentang produk yang ditawarkan, maka resepsionis tadi akan meneruskan sambungan teleponnya ke nomor pribadi pihak PT Bikin Kantor agar dapat langsung berbincang dengan calon klien layaknya menelepon dari ruang direksi. Padahal pemilik itu sedang berada di rumahnya sendiri memakai pakaian santai.



Karena calon klien merasa puas dengan paparan yang diberikan oleh pemilik PT Bikin Kantor Indonesia, maka dia ingin bertemu langsung di kantor pada tanggal dan jam yang telah ditentukan untuk membahas proyek lebih lanjut. Kemudian, pemilik PT Bikin Kantor menyewa ruang meeting kepada penyedia layanan virtual office selama misalnya 3 jam pada tanggal yang telah disepakati.

Pada saat calon klien datang, pemilik PT dapat berdiskusi di ruang meeting yang telah disediakan penyedia layanan virtual office itu tadi.

Kurang lebih seperti itulah cara kerja ideal yang diharapkan dari adanya layanan virtual offie. Bayar sesuai yang anda gunakan. Namun pada kenyataannya, tidak semulus yang diidealkan. Mengapa? Baca terus ulasannya pada artikel ini.

VIRTUAL OFFICE TIDAK SELAMANYA MENGUNTUNGKAN


Seperti biasanya, antara fakta dan teori kadang tidak berjalan seperti yang diharapkan. Misalnya seperti ini, saya ingin menghemat pengeluaran sewa tempat dengan memanfaatkan virtual office. Namun ternyata pada saat berjalan, biaya komunikasi menjadi semakin jauh lebih mahal karena banyaknya calon klien yang menelepon untuk bertanya lebih jauh tentang produk yang saya tawarkan.

Berbeda dengan memiliki sambungan telepon kantor biasa yang ketika menerima panggilan, kita tidak dikenakan biaya. Dengan menggunakan model virtual office, ketika kita menerima telepon dari calon klien, kita juga terkena biaya karena secara teknis, kita menelepon pihak penyedia layanan virtual office yang berada pada posisi perantara.

Selain itu, meeting room yang kita sewa untuk menerima calon klien dikantor itu dihitung per jam atau per hari dengan biaya standar meeting room hotel. Antara 100 ribu hingga 300 ribu per jam tergantung luas ruangan dan fasilitas yang diinginkan.

Intinya semua yang akan kita gunakan adalah berbayar. Jika calon klien banyak, maka dana yang dikeluarkan juga banyak. Bisa jauh lebih banyak daripada melayani calon klien di kantor sendiri secara tradisional.

Oleh karena itu, virtual office tidak cocok jika kita memiliki banyak calon klien yang terus berinteraksi dengan kantor.

Selain 2 alasan di atas, menggunakan virtual office, bagi beberapa klien mencerminkan perusahaan kecil yang belum berpengalaman. Perusahaan yang tidak memiliki banyak dana karena tidak memiliki kantor sendiri. Bisa dikatakan perusahaan kelas teri yang hanya bermodal label dan dikelola oleh satu orang saja. Sehingga akan sulit untuk mendapatkan proyek-proyek besar.

Bagaimana calon klien tahu bahwa perusahaan anda hanya menyewa layanan virtual office? Cukup mudah. Mereka hanya mengetik alamat perusahaan anda di mesin pencari seperti google. Dan hasilnya, yang muncul adalah nama perusahaan penyedia layanan virtual office, bukan nama perusahaan anda. Dan alamat itu juga digunakan oleh puluhan atau bahkan ratusan perusahaan lain yang juga sama-sama menyewa layanan virtual office.

Bayangkan anda sebagai calon klien sedang mencari alamat sebuah kantor. Ternyata setelah ditelusuri banyak kantor lainnya yang memiliki alamat yang sama. Mungkin anda akan berpikir jika kantor yang sedang anda cari itu melakukan penipuan atau kantor bodong. Sehingga jargon virtual office “anda dapat memiliki alamat kantor yang bergengsi” tidak lagi dapat digunakan sebagai andalan.

KAPAN ANDA BENAR-BENAR MEMBUTUHKAN VIRTUAL OFFICE?


Virtual office benar-benar bermanfaat ketika anda sedang mendirikan kantor baru dan membutuhkan legalitas usaha seperti : Akta Notaris, domisili, SIUP, TDP, NPWP, dan sebagainya. Karena semua itu membutuhkan apa yang disebut dengan alamat usaha.



Seperti yang telah diutarakan di awal, menyewa ruang usaha di suatu gedung akan jauh lebih mahal daripada menyewa layanan virtual office. Sehingga dengan menggunakan layanan vitual office, kita dapat menghemat biaya sewa gedung.

Kabar gembiranya, di indonesia ini antara alamat kantor virtual office dengan alamat kantor nyata diperlakukan sama. Artinya, virtual office diakui secara sah dalam tata negara dan pemerintahan.

Itulah ulasan singkat tentang virtual office tentang kelebihan dan kekurangannya. Mari bijak dalam memilih, pastikan pilihan anda sesuai dengan perjalanan bisnis anda.

Silahkan Bagikan Jika Bermanfaat

1 komentar so far

Terimakasih,, artikel yang bermanfaat


EmoticonEmoticon